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オンライン採用を成功に導く面接官トレーニングとは~必須スキルと研修選びのポイントを解説~

●オンライン採用で変化した面接の現状と課題

2020年をターニングポイントに、企業の採用手法は大きく変わり、選考の各フェーズでオンライン化が進みました。
21卒採用におけるWEB活用は、感染症対策の一環として対処的に導入されていたのに対して、22卒採用では、21採用のWEB活用で得られたメリットと知見をもとに、フェーズによってWEBと対面を使い分ける傾向にあり、選考フェーズごとの課題感も変わりつつあります。

例えば、母集団形成。
22卒採用の問題点に関する調査では、母集団(エントリー数)の不足に関する課題感は、21卒採用時の調査に比べて11.0pt減少しています。
一方で、「内々定辞退」を問題視する割合は6.8pt増加、「選考辞退」については、5.3pt増加し、選考プロセス後半への課題が高まっていることがわかります。 「受験学生の質の低下」についての指摘もありますが、一年間で学生の質が大きく変わるとは考えにくく、オンライン環境によって、本来の学生の良さを見出しにくくなっている、とも考えられます。(図20)※マイナビ2022年卒企業新卒採用活動調査

また、オンライン面接の実施状況をみると、「一度も学生と対面で会えずに内々定を出したことがある」と回答した企業は、上場企業で50%に上ります。(図6)
上場企業における選考フェーズ別のWEB活用率では、1次面接が64.2%、最終面接でも30%近くなっています。(図5)※マイナビ 2022年卒 企業新卒内定状況調査

各選考フェーズでのオンライン活用率の増加に合わせて、新たな課題として浮き上がる辞退率。

オンラインの利便性に伴い、応募者は集めやすい傾向にありますが、より志望度高める「動機づけ」など、以前より「惹きつけ」の対応策に関心が高まっています。
特に、面接官のパフォーマンス向上は、応募学生の「惹きつけ」「動機づけ」にも直結します。また、オンライン環境でも対面時と変わらずに、学生本来の良さを引き出し、適切な「見極め」をするために、面接の手法や面接官の在り方が一層重要視されています。このような背景から、オンライン採用時代における面接官トレーニングの投資対効果は高く、導入企業も増えています。

面接官トレーニングをより効果的に活用するためには、面接官トレーニングのどのプログラムが実践の場面でどのように活きるのか、ワークなどを通して臨場感のある実践イメージを持てることが大切です。「面接官研修」といっても、研修会社によって企画・プログラム内容は異なるため、その質をしっかりと見極めることが重要になります。

本コラムでは、オンライン採用時代の面接官トレーニングで大切なポイントを【惹きつけ編】【見極め編】【環境編】に分けて、まとめていきます。

●【惹きつけ編】WEB面接でも志望度を高める3つのポイント

オンライン採用であっても、面接などの選考を重ねるうちに、その企業で「働きたい」と思う傾向が高いことには変わりません。そのため、WEB面接でも「惹きつけ」には効果があり、工夫次第で「志望度の醸成」や「志望度の逆転」も可能になります。※あさがくナビ2022 「内定先企業」に関するアンケート

しかし、面接官をつとめる現場社員は、自部署や担当職務の魅力は語れても、それ以外の魅力を充分に伝えられていないケースが多々。オンライン採用が進む中でも、応募学生は、面接官や人事担当者など「人」との接点を通して、「入社後のイメージ」や「入社への志望度」を高めています。そのため、目の前の学生が知りたいことに対して、会社の強みを伝えられるように情報を整理し、準備をしておく必要があります。

面接官研修でも、現場社員が自社の魅力を網羅的に理解し、目の前の学生の志向性に合わせて、情報伝達ができるようなプログラムがあると、効果的です。

弊社ジャンプでは「採用3C分析」を効率よく実現するクラウドツール「STRUCT FINDER」を自社開発し、面接官トレーニングにも活用することで、「自社らしく、ターゲットの学生に刺さり、他社が言いづらい訴求ポイント」を可視化し、それを面接官の引き出しとしてストックしてもらうようなワークなどを取り入れています。

また、面接時の「惹きつけ」には、自社のアピールだけでなく、目の前の学生の理解を深めるコミュニケーションが必要です。学生も、「自分のことを理解してくれている、わかってくれている企業」に安心感を覚え、志望度も向上します。そのため、目の前の学生の理解を深める「把握力」も面接官研修の場で磨けると、会社全体の面接力が向上します。

まとめると、

1)採用における自社の競争優位性を理解している「自社理解力」
2)学生の心情(志望度や本音)や企業選びの軸を感じ取る「把握力」
3)その学生に刺さる自社の強みを適切に魅力的に伝える「動機形成力」

これら、1)「自社理解力」、2)「把握力」、3)「動機形成力」を養うことで、学生への理解が深まり、その学生だからこそ響く「惹きつけ」につながります。

面接官研修を検討される場合は、上記1)~3)が磨けるのかどうか、確認をしてみてください。

●【見極め編】WEB面接の強みを活かし、見極めの精度を高める方法

WEB面接では、「見極めが難しい」という声も聞かれます。
しかし、WEB、対面それぞれで実施した面接で「見極められたこと」と「見極めが難しかったこと」に関する調査では、WEB面接での「見極め」には特徴があることがわかります。(図14,15)※マイナビ2022年卒企業新卒採用活動調査

対面での面接に比べて、WEB面接で見極めることが難しかった項目としては、カルチャーフィット・熱意・人当たりの良さ、などノンバーバル(非言語的)な要素が挙げられています。
一方で、企業・業界理解や大学時代で学んだことなど「言葉で説明できる項目」については、対面よりもWEB面接の方が見極めやすかった、という結果が出ています。
このようなことから、応募者に関する事実情報を確認する(見極める)ためには、ノンバーバル(非言語的)な要素に左右されにくいオンライン面接の方が向いている、と考えられています。

WEB面接では、ノンバーバル(非言語的)な手がかりが減ることが大きな特徴です。
例えば、オンライン会議で発言が重なってしまったり、不自然な沈黙ができてしまった経験がある方もいらっしゃると思います。これは、場の雰囲気や相手の空気感など、非言語的な手がかりが少ないことに起因しています。
そのため、WEB面接では、対面での面接以上に入念な準備と丁寧な運営が必要です。

表面的な対話や印象評価で面接が終始してしまわないよう、WEB面接の見極め精度を高めるには、「面接の構造化」が重要となります。
具体的には、「会社」としての評価基準(ものさし)を明文化し、その価値基準に沿った面接手順を設計し、面接記録を残すツール(面接シートや採用システムへの入力項目)を整備することにより、実現できます。
構造化により、質問の順序が決まり、流れが設計されていることで会話も進めやすくなります。

その結果、「見極め」に限らず、応募学生にとっても「自分の思いを相手に伝えることができた」「自分の能力をきちんと発揮できた」など、面接後に良い印象を持つため、「惹きつけ」に対してもプラスに働きます。

また、構造化面接を効果的に進めるためには、言語情報を収集する「質問力」を鍛えることが不可欠です。
具体的には、学生のこれまでのエピソードを掘り下げることで、応募者の思考特性や行動特性を把握できます。この「ファクト」こそ、評価基準に照らし合わせる有益な情報になります。ただし、このような「行動面接」は、面接官の技量に左右されやすい側面もあります。面接官トレーニングでも、構造化面接を実践できる「質問力」を伸ばせるプログラムや、均一化できる仕組みが必要です。

弊社ジャンプの面接官トレーニングでは、当社が開発した質問技法「WHATS」をもとに、学生のエピソードをファクトベースで掘り下げ、オンライン面接で見極めの効果を発揮する質問力を強化できます。
ただ「WHATS」というフレームを知っているだけでは、実践には活かせません。このフレームをどのように活用すると効果的か、ワークなどを通して体感値に落としてもらうことで、実際の面接で使える「質問力」を習得していただきます。

まとめると、オンライン採用時代の面接の見極めにおいては、

1)面接の構造化
2)学生のエピソードをファクトベースで掘り下げる「質問力」の強化

が重要です。
面接官研修を検討される場合は、上記1)~2)が磨けるのかどうか、確認をしてみてください。

●【環境編】好印象につながる事前準備と運営のコツ

オンライン面接では、応募者が自分を素直に開示できるような環境づくりが一層重要になります。オンラインという環境を考慮すると、対面の面接よりも、面接官が「安心できる存在」として受け入れてもらえるよう、工夫が必要です。

例えば、以下のような工夫があります。

▶カメラの高さと距離感

オンライン面接では、画面から受ける印象がとても大切です。
画面に映っている面接官が応募者を上から見下しているように見えてしまったり、面接官が上目遣いに覗き上げているように見えてしまうことのないよう、カメラの角度が机と水平になるように、そしてカメラの高さは面接官の目の位置と同じにしましょう。

カメラの高さは、PCの下に台を設けるか、椅子の高さで調整しましょう。また、カメラとの距離は、肩あたりから顔にかけてバランスよく映る位置でポジショニングしましょう。

▶明るさと音への気配り

面接官の顔が薄暗くて、表情も読み取れない…。そのような状況では、応募者も自己開示しにくいのも当然です。
まず、オンライン面接時はPC画面の明るさを最大にしましょう。そして、太陽光や照明が面接官の前方に来る位置に座りましょう。光源を背にすると、面接官の顔は陰になってしまいます。
また、面接は静かな個室を選び、面接に集中できる環境を整えましょう。タイピングやマウスクリックの音も、思っている以上に拾ってしまうため、オンライン面接中は極力PCを操作しないようにしましょう。

▶応募者と視線を合わせる

応募者と視線を合わせるために、面接官はカメラを見て話しましょう。
画面上で視線を合わせても、応募者には視線が合っていないように見えてしまいます。つい画面を見てしまう習慣がある方は、日ごろのオンライン会議でも意識してみるとよいですね。

▶スムーズな対話と双方向性のある運営

オンライン面接では、掘り下げたい内容をアジェンダ化して、手元に用意しておきましょう。
さらに、質問項目を事前アンケートとして回収しておく工夫もできます。応募者と面接官がお互い事前アンケートを手元に用意するか、画面共有機能を活用することで、スムーズな対話と掘り下げ質問につなげることができます。

また、オンライン面接は一方通行のコミュニケーションになりやすいため、必ず応募者からの質問をうける機会をつくりましょう。たとえば上述の事前アンケートで、予めオンライン面接時に聞きたいことを明示してもらっておけば、納得性の高い回答を用意することもできそうですね。

ここでは、一部の工夫を紹介しましたが、大切なのは、面接官研修でも、以上のような点をしっかり伝え、かつ、「面接当日に面接官に実行してもらう状態をどうつくるか」です。

●まとめ:オンライン採用時代の面接官トレーニング(研修)の肝要

以上のことから、オンライン採用時代の面接官トレーニングで強化すべきポイントは、下記の通りです。

【惹きつけ】
1)採用における自社の競争優位性を理解している「自社理解力」
2)学生の心情(志望度や本音)や企業選びの軸を感じ取る「把握力」
3)その学生に刺さる自社の強みを適切に魅力的に伝える「動機形成力」

【見極め】
1)面接の構造化
2)学生のエピソードをファクトベースで掘り下げる「質問力」の強化

【環境】
1)自己開示しやすい環境づくり
2)双方向性のある運営で、「応募者との相互理解」を深める

細部にわたる工夫はまだまだありますが、本記事では、特に外せない大切なポイントをまとめました。
面接官研修を検討される場合は、上記の点が踏まえられたプログラムになっているかどうか、確認をしてみてください。

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