【採用こっそり相談室】中途採用エージェントを上手に動かす5つのポイントを解説！

弊社代表増渕によるYouTubeチャンネル「採用こっそり相談室」では、採用に携わる企業人事の方々に向けて、採用マーケットの情報をできるだけわかりやすく解説した動画をお届けしております。

今回のテーマは、「中途採用エージェントを上手に動かすコツ」についてです。
本記事では、動画内容をまとめています。

●中途採用市場の現状

求人倍率もどんどん上がり、中途採用についても「とにかく採りにくい」という声を多々聞きます。
中途採用のチャネルは色々ありますが、日本は他国と比べてもエージェントが強いのが特徴です。決定年収の約35%の支払いが発生するため予算もかかりますが、中途採用である程度の採用数を確保するためには、エージェントの協力を仰がないと難しいマーケットといえます。結果として、企業側がエージェントを選ぶ時代ではなく、エージェント側が紹介したい企業を選ぶ、というマーケットになっています。
そのため、いかにエージェント側が自社に対してコミットしてくれる状態をつくれるかが、エージェントを動かすポイントです。そして、「コツ・ポイント」を理解するためには、エージェントの本音を理解することがスタートになります。

●エージェントの本音を理解しよう

決定人数×決定単価がエージェントの業績になるため、基本の本音は、「いかに決まりやすい先に、高く売れるか」であることを、まずは理解しましょう。
その上で、人事・採用側ができることを考えましょう。「高く売る」については、当然ながら限界があります。企業側の努力でできることは、「決まりやすい状態を企業側から創出すること」です。つまり、「スピード」に軸を置きつつ、プラスで単価を意識することが重要となります。

●エージェントのマネジメントで重要な5つのポイント

ここからは、エージェントのマネジメントで重要な5つのポイントを解説します。

ポイント①　フィードバックの質とポイント

◎不合格時のフィードバックが重要！
エージェントマネジメントにおいて、一番重要なのはフィードバックです。このフィードバックが弱いために損をしている会社は、とても多いです。エージェントから推薦があった人材に対して、書類選考や面接で合格・不合格のジャッジをした結果をいかに細かく、スピード感を持ってエージェントにフィードバックできるかを意識しましょう。特に重要なのは、不合格時のフィードバックです。何が足りなかったのか、何がどうなると合格だったのかを丁寧にフィードバックすることで、よりマッチングの精度が上がり、エージェント側も納得感が持てます。フィードバックが甘いと、「何で落ちたのかわからない」「よくわからない理由で落とされる会社には、なかなか推薦しにくい」と思われやすいのは、意識すべきことだなと思います。

◎合否連絡のスピードは社内でルール化を！
また、当然ですが、スピードも重要です。例えば、「推薦が来た当日、もしくは翌日には書類選考のフィードバックをします」、「面接の翌日中にはフィードバックをします」など、フィードバックの期日を社内でルール化し、エージェント側にも伝えておくことより良いサイクルが作れます。

ポイント②　「迷ったら会う」を基本姿勢に

◎書類で落としすぎると、モチベーションが下がる！
書類選考後に迷った場合、一次面接で「会う」か「会わない」かのジャッジについてです。
「迷ったら会う」、「迷ったら会わない」、どちらの会社もあると思いますが、エージェント側から見て「今後も推薦しよう」と思うのは、間違いなく「迷ったら会う」会社です。
工数はかかりますが、会う前からマイナス点ばかりを挙げてしまうと、エージェントも「書類選考のハードルがめちゃめちゃ高い会社」、「なかなか決まりにくい会社」というイメージを持ちます。書類選考で落とし過ぎると、「推薦するのを控えめにしよう」という意識も働き、エージェント側のモチベーションが下がりやすくなります。

◎初期接点はカジュアル面談に！
「迷ったら会う」をより取り入れやすくするために、「カジュアル面談」を実施する会社が増えています。応募者との一次接触を「面接」ではなく、「カジュアル面談」という形式にすることで、合否を決めずに、相互理解を深める場が持てます。カジュアル面談をうまく使いながら、「迷ったら会う」を徹底するだけでも、エージェント側の動き方は変わりますので、ぜひ参考にしていただければと思います。

ポイント③　フィーUPはシンプルに有効

◎決定人数に相関する「段階的UP」も有効！
先ほどの「単価」の話ともつながりますが、フィーUPはシンプルに有効です。予算に余裕のある会社は、ぜひ検討していただいた方が良いポイントです。特に、大量採用をする場合は、決定人数に相関する段階的なUPも有効です。例えば、「今期中に5人決定したら、6人目以降は5%UP」、「10人決定したら、11人目以降はさらに5%UP」など、決定すればするほどフィーが上がっていくと、エージェントにとって単価アップのメリットがあるだけでなく、決定率の高いエージェントのモチベーションが上がるという点で、人事にとってもメリットがあり、非常に効率の良い方法だと思います。

◎大手エージェントは「クォーター末」もポイントに！
大手のエージェントは、クォーター単位（3の倍数の月など）で目標管理をしている会社が多くなります。月内に最終決定ができるかどうかは、決定目標を追っているエージェント側にとって有効な握り方になります。つまり、「月末に決定できるように逆算して、最終面接の日程を組もうとしている」という企業側の努力が伝わると、エージェント側もコミットしてくれやすくなります。

ポイント④　興味喚起ツールは多すぎず渡す

◎採用サイトと採用ピッチ資料が2大ツール！
応募促進や企業理解のための「興味喚起ツール」は多数ありますが、2大ツールは、「採用サイト」と「採用ピッチ資料」です。
採用サイト（自社の採用ホームページ）は、URLを送付すればエージェントも求職者もすぐに見ることができるため、サイトをつくり込むことは当然、重要です。
採用ピッチ資料は、自社の採用に関するPR情報をコンパクトにまとめた資料です。エージェント側の理解促進や登録者の興味関心を高めるために、採用サイトだけでなく、採用ピッチ資料を渡すこともおすすめしています。

◎あれもこれも送るのは、逆に迷惑！
「とにかく自社のことを全部知ってもらおう」と、情報や資料をどんどん渡してしまうと、情報過多になってしまい逆効果です。あまり多くなりすぎないように渡す、というのがポイントです。

ポイント⑤　賞賛の機会を用意する

◎複数名からの御礼メールはうれしい！
貢献してくれたエージェントに引き続き協力してもらえるよう、賞賛の機会を用意しましょう。簡単にできる方法には、御礼メールがあります。人事担当者・面接官・人事のトップなど、複数名からのメールはシンプルにうれしいものです。「〇〇さん、決定しました！ありがとうございます」「これからもよろしくお願いします」など、決定のよろこびを伝えることで、エージェント側のモチベーションアップにもつながります。

◎社内イベントへの招待も有効！
全社会や採用チームのイベントなどに招待をして、感謝の気持ちやコメント等を伝えることも有効です。賞賛の機会を用意することで、さらにがんばろうという気持ちが強くなりますので、ぜひ取り入れてみてください。

●まとめ

中途採用におけるエージェントマネジメントで重要なポイントをまとめると、下記の5つです。

動画では、「中途採用エージェントを上手に動かすコツ」について、より詳しい解説があります。
引き続き、企業人事の方々に役立つ情報、「気になっていたけど調べられていない…」という情報を、10分前後にまとめて、わかりやすく解説してお届けいたしますので、ぜひ、ご視聴ください（火曜日配信）。チャンネル登録もお待ちしております！