あなたは大丈夫？「締め切りを守れない人」との上手な付き合い方。

必ず提出が締め切りを遅れる。そういう人、周りにいませんか？特にコピーライターやデザイナーなど、クリエイターと呼ばれる人って多いですよね。かく言う僕も残念ながら、そんな「遅れる人」の1人です。この原稿も締め切りから2週間あまり遅れて書いています。経営ジャンプ編集部の皆様、まいどまいどすみません・・・。

どんなプロジェクトチームにも1人は必ずいる「遅れる人」。仕事をしていく上で、避けては通れない「遅れる人」。彼らと上手に付き合うことができるかどうかが、そのプロジェクトの成否を分ける。そう言っても過言ではありません。「遅れる人」の心理がよく分かる僕だからこそお伝えすることができる、「遅れる人との上手な付き合い方」を教えます。

◎締め切りは、時間単位まで指定する。

「締め切りは●日まで」と伝えると、「遅れる人」はこう考えます。「●日の23:59までならOKか」。ひどい人になると、「●日の翌日の8:59（始業時間前）までいけるな」と勝手に翌日まで提出を延ばします。その結果、伝えた側は●日中にお客さんに提出しようと思っていたのに、提出が遅れてクレームに・・・という惨事を招いてしまうことも。そんな事態を防ぐためにも「●日の18時まで」など、日単位ではなく時間単位まで細かく指定することをオススメします。

◎締め切りは、小分けにして細かく設定する。

遅れる人のもう1つの特徴。それは「ギリギリまでやらない」こと。遅れない人は、締め切りまで14日間を与えられた場合、毎日14分の1ずつ、そのタスクをこなします。一方で、遅れる人は最初の12〜13日間サボりつづけ、最後の1〜2日で一気にやろうとします。作業量が1〜2日で終わる量なら問題ないのですが、3〜4日やらないと終わらないタスクの場合、作業の半分が締め切りからモレてしまう。遅れる人に託すタスクが多いほど、プロジェクトに与える被害は甚大なものになってしまいます。遅れる人をサボらせないためには、「締め切りを細分化すること」が効果的です。最初の7日間で半分の提出を求め、確実に稼働させる。そこで多少のモレが発生しても、後半の7日間で取り返すことができる。被害を最小限に食い止めることができます。

◎責任を取らせる。

どんなに上記2点を実施しても、遅れる人は遅れます。その場合、奥の手として有効なのが、「遅れる責任を、その人に負わせること」です。勘違いしてはいけないのは、責任を負わせるのは「遅れた後」ではなく「仕事を依頼したとき」ということです。遅れた後ではもう手遅れですから。たとえば、「締め切りは、●日のお客さんへのプレゼンまで。プレゼンは、あなたからしてほしい」と伝える。そうすれば大抵の「遅れる人」も遅れません。遅れた場合、自分がお客さんから怒られ、メンバーから白い目で見られ、恥をかいてしまう。必死に締め切りを守ることでしょう。遅れる人を矢面に立たせ、責任感をもたせること。プロジェクトが破綻しない範囲であれば、とても効果的です。

◎激怒する。

最終的には、これが一番効きます。というか、最初からこれだけでもいいかもしれません。どんなに遅れる人であっても、すべての仕事を遅れているわけではありません。「この仕事なら多少遅れてもいいか」「この仕事は絶対に遅れられないぞ」と、勝手に仕事を振り分けています。そして、その基準はほとんどの場合、「依頼主に遅れたら怒られるかどうか」という子どもっぽいものだったりします。だからこそ、「この人は怖い人だ」と思わせることが大事。1時間でも遅れたら電話やメールで徹底的に詰める。そうすればその次の提出からは、かなり改善されることでしょう。

いかがでしたでしょうか。書きながら、「遅れる人」である僕自身の仕事姿勢やメンタリティの幼稚さにヘコんできました。本当はこの他にあと100個くらい「遅れる人」への対処法はありますが、書くのがだんだん辛くなって来たので、今回はこれくらいでご勘弁ください・・・。経営ジャンプ編集部の皆様、どうか激怒せずに優しく見守ってください。次こそは必ず遅れずに提出しますので・・・。