営業のみなさん。企画書をつくる際に、何でつくっていますか？ほとんどの方が「PowerPoint」と答えられるかと思います。私ももともとそうでした。でも今は違います。できる限り、「Word」でつくるようにしています。なぜか。

1.早い

PowerPointとちがってデザインにこだわる工数がかからないため、ゼロからスクラッチでつくる場合完成までの時間が早くなります。生産性の向上ですね。

2.伝わる

うまくまとめられると「ざーっ」と流れで説明でき、相手も流れで理解できるので、結果的に簡潔にわかりやすく伝わります。共感性の向上ですね。

3.ごまかせない

これはメリットなのか微妙ですが、PowerPoint以上に内容勝負となるため、企画自体に中身がないといけません。ごまかしが効かない分、初期段階で頭を使います。品質の向上ですね。

こんなメリットがあると思います。では、Wordで企画書をつくるときのコツは？以下3つを意識するとよいかと思います。

●Word企画書づくりのコツを3つご紹介！

1.何よりも「ストーリー」を重視する。

前述のとおり、流れをもった提案ができるのがWord企画書の大きなメリット。伝えたいこと、提案したいことに共感してもらうにはどんな流れでまとめていくのがよいのかを、まず最初に固めましょう。オーソドックスな流れは「状況→課題→解決の方向性→解決策となる企画→補足説明」といったものですが、PowerPoint以上に流れ、ストーリーが重要となるのがWord企画書。しっかり考えましょう。

2. 視認性・可読性を意識して構成する。

文字で構成するだけに、ややもすると見にくく読みにくくなってしまいます。「見出しタイトルを太字×網掛けで強調する」、「一つ一つの文章は長くなりすぎないように意識する」、「行頭には●や◎をつけてきちんとそろえる」などなど、細かいテクニックはいろいろあります。デザインにこだわる工数が削減できるのがWord企画書のメリットですが、きちんとそのシート内の記載ルールをつくって制作しましょう。

3. 別アプリでつくった図版を拡張メタファイルで貼り付ける。

とはいえ文字だけでは伝わりにくい情報があります。それは「フローチャート」や「数値データ」です。「フローチャート」はPowerPointで図版をつくり、コピペして貼り付けましょう。「数値データ」はExcelで表をつくり、貼り付けましょう。貼り付ける際は「拡張メタファイル」という形式を選択すると崩れず、サイズ調整も容易です。この「別アプリとの併せ技」を駆使することで、ますますWord企画書は伝わりやすくなります。

このような「メリット」と「コツ」を理解してWord企画書をフル活用すると、生産性高くアウトプットする力も上がっていくと思います。Word企画書最強説。いかがでしょうか？

投稿「Word企画書」最強説。は採用コンサルティングのジャンプ株式会社の最初に登場しました。