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■採用計画立案のポイント ~ 採用計画の立て方 ~

採用

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◎採用活動は一大プロジェクト

採用活動は、その準備段階から実行、目標達成まで、様々な工程を踏みながら数ヶ月~一年以上にわたって続く一大プロジェクトです。しかも、前年度の採用が完了しないうちに次年度の採用をスタートさせなくてはならないことも多いですから、採用活動を成功裡に進めて行くためには、まず綿密な採用計画を立てること、その採用計画に基づいて着実に採用活動を遂行すること、そして進捗状況を適時的確に把握しながら、柔軟に施策を講じていくことが理想です。そこで今回は、採用計画の立て方について考えていきたいと思います。
★本記事をお読みいただいた特典として、採用計画立案フォーマット例がダウンロードできますのでぜひご活用ください。

◎採用計画の前にまず振り返りを

すべてのプロジェクトは計画や仮説を立ててから実行に入ることが定石です。実行の結果を検証して改善につなげ、また次の計画に活かしていく一連のPDCAサイクルですが、近年ではCAPDo(キャップドゥ)などと言われるようにもなってきました。まずは振り返り(実行結果の検証と改善)をしっかり行い、その上で計画を立てようという意識の高まりですね。採用活動においてもこの考え方は重要ですので、計画を立てる前にまずはしっかりと前年度の採用活動の振り返りをしておきましょう。

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◎採用計画の立案

前年度の振り返りによって課題、すなわち次は何を強化して何を改善すべきであるのかを抽出できたら、いよいよそれを活かして今年度の採用計画を立てていきましょう。以下に採用計画立案のポイントをご紹介していきます。

1.スケジューリング

冒頭で、採用活動はプロジェクトである、と述べました。採用活動に限らず、プロジェクトのスタートはまずタスクの洗い出しとともにスケジュールを引くことです。スケジュールは、「タスクスケジュール」と「採用スケジュール」の双方が必要になります。

2.採用マーケティング

採用活動を、自社に入社してもらうための行動喚起であると位置づければ、これは商品を消費してもらうための行動喚起、すなわち商品の販促と似ています。よって同様の手法が大いに活用できます。例えば、3C分析、採用市況の調査、応募者の動向把握などがそれに当たります。つまり、自社の外の環境を見渡し、競合の動きを視野に入れつつ、ターゲットを意識したアプローチを図ることが、採用計画においても非常に重要になってくるわけです。

3.採用人数決定

採用担当者として採用目標数を把握しておくことはもちろん不可欠ですが、なぜその採用数なのか説明できる状態になっているでしょうか?採用目標数の算出根拠を説明できることも採用担当者の要件です。その上で、職種別、属性別(中途であればポジション別も)などの内訳も明確にしておく必要があります。これを把握していないまま採用活動に突入してしまうと、目標に対して進捗は順調なのか、あと何が優先事項で何にどのくらい注力すべきであるのかが分からないまま走ることになってしまいます。こうした採用目標数の背景や内訳を把握した上で動くことで、プロジェクトの推進力はぐっと高まっていくでしょう。

4.ターゲティング

企業によって「求める人物像」「人材要件」などとも言われますが、要するにどのような人材が必要なのかをきちんと定義、すなわち共通言語化することです。これをなさずに募集・選考を進めてしまうと、採用に関わる人の数だけ視点がバラバラになってしまい、結果として採用ミス(何でこの人を採用しちゃったの?何であの人を落としちゃったの?など)ということになってしまいます。採用ミスは、以降何年にもわたって会社の発展を阻害していく大きな要因ともなりかねませんので、極めて重要なことであるとご認識ください。

5.採用戦略策定

当該年度の採用活動の基盤となる方針や重点施策などを決めておくと、プロジェクト全体に一本筋が通って安定したものになります。すなわち、どのような採用活動をおこないたいのか、採用ターゲットに対して何を約束するのか、事前の振り返りから得られた課題をどのように解決していくのか、といったことを確立することです。これをしっかりやっておくと、プロジェクトの中~終盤になっても軸がぶれることなく、また不測の事態が起きても立ち返るべき判断基準があることで、プロジェクトに関わる人たちの足並みの乱れを防ぐことができます。

6.数値計画作成

いわゆるKPI(目標達成指標)です。採用活動は、計画工程で立てた目標数字に対し、実行工程でどのような実績が出たか/出ているかを追跡しながら進めていきます。これを予実管理と言います(予実=予算・予測・予定と実績)。採用ボリュームが小規模であればEXCELなどの表計算ソフトを活用した管理で事足りるかもしれません。しかしある程度の採用規模になってくると、適切なデータベースを活用することで業務効率が飛躍的に向上したり、応募者毎の状況をタイムリーに把握してアクションを起こせたり、予実管理や経年比較などの点で有益なデータを活用できたりと、メリットがたくさんありますので導入の検討をオススメします。

7.採用コミュニケーション設計

5の採用戦略や採用活動方針が社内向けのものであるのに対し、こちらは外向けのもの。採用活動方針が決まったら今度は採用ターゲットや採用ターゲットのステークホルダー(学校やエージェントなど)に向けた外部発信の方針を組み立てていく必要があります。すなわち、自社の何を伝えるのか、いつ伝えるのか、どのような手段で伝えるのか、どのような表現で伝えるのか、ということです。そして理想は自社の採用をブランド化することで、それが叶えば中長期的にも採用力を強化することにつながります。また「伝える」手段の中には採用広報に関わる制作物が入ってくるわけですが、これは企画~完成まで相応の期間を要することがほとんどですから制作スケジュールもまた新たに組み込まなくてはなりません。

8.選考設計

すべての応募者が自社の採用ターゲット像に合致していることが究極ですが、実際には簡単にそうなりません。企業はその応募者が採用ターゲットなのかどうかを見極めていく必要があります。そのために、4のターゲティングや5の採用戦略/採用活動方針に則り、評価基準や選考プロセス、選考手法などを設計していきます。同時に、それらの設計内容をすべての評価者(面接官)が同じレベルで理解し実行できるためのガイダンスや研修などの施策も用意しておくとよいでしょう。

9.体制構築

採用人数が多いほど、採用活動の期間は長くなりがちであり、プロセスの工程も増えます。おのずと採用に関わる人数も増えてくることになります。採用関係者が増えても、一人ひとりが採用全体の目的と個々の役割を理解し、積極的かつ主体的に取り組んでもらうことができれば、一体感のある採用活動の推進につながり、それだけ大きな成果に近づくことができます。現場を如何に巻き込んで採用活動に協力してもらうかも含め、これもまた非常に重要なポイントになります。具体的にやるべきこととしては、採用活動にかかる工数計算、その工数予測に基づいた適切な要員計画(社内協力者の人選)、アサイン(社内協力要請)、そして役割分担、キックオフ(ガイダンス)実施などが挙げられます。

10.採用予算策定

そして多くの投資を要するのがこの採用活動です。近年では、リファーラル採用やダイレクトリクルーティングなど、採用予算ゼロの採用活動、といった取り組みも注目されつつありますが、採用力が確立できた企業であればともかく、多くの企業にとって、一足飛びにその境地に到達することは容易ではありません。そこでやはり適切な採用予算を確保することが必要になってきます。これまで述べてきたことやダウンロード資料(後述)の内容を綿密に実行するとなれば、やはりそれなりの投資となります。何をやるか、どのくらいやるか、それによってどの程度の費用がかかるのか、ということを積算していきましょう。またそれぞれの重要度や優先度はどうか、何が何でも外せないもの、できればやりたいもの、他で代用が利くもの、やらなくても支障の少ないものなど。もし初めから採用予算が決められているということであれば、限られた採用予算を最大活用するために優先順位の低いものから削るまたは見直していくという消去法も時には必要になります。着手する意義が高く外すことができない施策があるが予算が足りない、という場合には、上司や経営陣に対する社内折衝が求められることも出てくるでしょう。その際は、いかに採用活動が経営や自社の将来にとって重要な取り組みであるのか、なぜそれが必要なのか、いかにそれが代替の利かないものなのか、それを実行しなかった場合はどれほどの影響が懸念されるのか、などの理由を簡潔かつ明確に説明できるだけの準備も抜かりなくおこなって臨みましょう。

◎採用担当者はプロジェクトマネージャー

いかがでしたでしょうか。採用活動を通して成果を得るためにやるべきことは、こんなにたくさんあるんですね。冒頭に「採用活動は一大プロジェクト」と述べましたが、採用責任者や採用担当者はこれらをきっちりと設計・管理・実行していくプロジェクトマネージャーとしての役割発揮が期待されています。ぜひ今回の内容を参考にしながら、成果にコミットできる採用計画の立て方を考えてみてください。

今回、採用計画立案フォーマット例をご用意しました。自社の採用力を一層強化すべく、ぜひ資料をダウンロードの上、ご活用ください。

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辻隆斗

取締役 クライアントパートナー

前職は人事を担当。会社全体の仕組みから社員一人ひとりのケアまで、幅広い視点から会社や組織の活性化に貢献します。既存の概念にとらわれることなく、常に柔軟に考えることを心がけています。趣味は料理。食べるのも作るのも大好き!

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